Cách Ghi Hóa Đơn Khi Người Mua Không Cung Cấp Thông Tin

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực và bổ sung nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử. Một trong những nội dung được nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân quan tâm là cách ghi hóa đơn khi người mua không cung cấp tên, địa chỉ hoặc số định danh cá nhân.

Vậy trong trường hợp này, người bán phải lập hóa đơn như thế nào để đúng quy định? Những trường hợp nào được phép không ghi thông tin người mua? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Cách ghi hóa đơn khi người mua không cung cấp thông tin

Căn cứ điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc thể hiện thông tin người mua trên hóa đơn được thực hiện như sau:

• Trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.
• Nếu người tiêu dùng là người mua cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân.
• Nếu người mua là người nước ngoài có cung cấp thông tin để lập hóa đơn thì thay các thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.

Như vậy, từ ngày 01/7/2026, cách ghi hóa đơn đối với người tiêu dùng sẽ phụ thuộc vào việc người mua có cung cấp thông tin hay không. Trường hợp không cung cấp, người bán chỉ cần ghi “Bán cho người tiêu dùng” theo đúng quy định.

Những trường hợp không phải ghi thông tin người mua trên hóa đơn

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân không bắt buộc thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua trên hóa đơn, bao gồm:

• Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
• Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim mà người mua là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua;
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua;
• Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng;
• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế;
• Hóa đơn doanh nghiệp vận tải hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp…

Đây là những trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép không ghi đầy đủ thông tin của người mua khi lập hóa đơn.

Hóa đơn không có thông tin người mua có được khấu trừ thuế không?

Người bán cũng cần đặc biệt lưu ý quy định sau:

Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Do đó, nếu bên mua có nhu cầu sử dụng hóa đơn để hạch toán chi phí hoặc phục vụ quyết toán thuế thì cần cung cấp đầy đủ thông tin ngay khi lập hóa đơn.

Các loại hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP áp dụng cách ghi hóa đơn thế nào?

Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các loại hóa đơn gồm:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

b) Hoạt động vận tải quốc tế;

c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;

đ) Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như sau:

a) Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

a.1) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

a.2) Hoạt động vận tải quốc tế;

a.3) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

a.4) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức kinh tế, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

4. Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán, chuyển nhượng các tài sản công thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.

5. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.

6. Các loại hóa đơn khác, gồm:

a) Tem, vé, thẻ theo định dạng chuẩn dữ liệu và nội dung theo quy định tại Nghị định này;

b) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

7. Các chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

8. Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu hiển thị các loại hóa đơn để các đối tượng nêu tại Điều 2 Nghị định này tham khảo trong quá trình thực hiện.

9. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

b) Không bắt buộc có chữ ký số;

c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (tra thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Kết luận

Quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã hướng dẫn rõ cách ghi hóa đơn trong trường hợp người mua không cung cấp thông tin, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh dễ dàng áp dụng thống nhất trong thực tế. Theo đó, nếu người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân thì hóa đơn chỉ cần ghi “Bán cho người tiêu dùng”. Tuy nhiên, loại hóa đơn này sẽ không có giá trị để hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế đối với bên mua. Vì vậy, khi người mua có nhu cầu sử dụng hóa đơn phục vụ hoạt động kế toán, kê khai hoặc quyết toán thuế, cần cung cấp đầy đủ thông tin ngay tại thời điểm lập hóa đơn.

Nếu quý vị và các bạn còn băn khoăn hoặc có tình huống cụ thể liên quan đến pháp luật, có thể liên hệ với Luật sư 360 theo thông tin được đăng tải trên website và các kênh mạng xã hội chính thức của Luật sư 360. Đội ngũ Luật sư 360 sẽ hỗ trợ, tư vấn chi tiết để giúp bạn hiểu rõ quyền và lợi ích hợp pháp của mình theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trân trọng kính chào!