Hợp đồng lao động điện tử: Những điểm mới cần biết từ 01/7/2026

Từ ngày 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử chính thức bước sang giai đoạn quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quốc với việc vận hành Nền tảng Hợp đồng điện tử do Bộ Nội vụ quản lý. Đây được xem là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực lao động, giúp doanh nghiệp và người lao động giao kết hợp đồng nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn bảo đảm đầy đủ giá trị pháp lý.

Vậy hợp đồng lao động điện tử là gì? Có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy hay không? Điều kiện ký kết, thời điểm có hiệu lực và những điểm mới từ ngày 01/7/2026 được quy định như thế nào? Dưới đây là những nội dung đáng chú ý.

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Nghị định 337/2026/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là thoả thuận được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử.

Khác với hợp đồng truyền thống bằng giấy, toàn bộ quá trình giao kết, ký kết, lưu trữ và quản lý được thực hiện trên môi trường điện tử. Tuy nhiên, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thì hợp đồng điện tử vẫn có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy.

Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp yên tâm áp dụng phương thức ký kết hiện đại trong hoạt động tuyển dụng và quản trị nhân sự.

Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

Theo Điều 4 Nghị định 337/2026/NĐ-CP, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an toàn thông tin mạng và lưu trữ.
• Hợp đồng phải được gửi cho cả người lao động và người sử dụng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu theo phương thức các bên đã thỏa thuận.
• Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử thay thế hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính.

Điều kiện để ký hợp đồng điện tử

Không phải mọi trường hợp đều có thể ký hợp đồng điện tử ngay. Theo Điều 6 Nghị định 337/2026/NĐ-CP, các bên cần đáp ứng một số điều kiện nhất định.

Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân phải có giấy tờ định danh hợp lệ như căn cước công dân, căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (VNeID) hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Người nước ngoài còn phải có thị thực hoặc giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn thị thực theo quy định.

Đối với doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức phải có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ thành lập hợp pháp; giấy tờ định danh của người đại diện theo pháp luật; đồng thời phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào?

Theo Điều 7 Nghị định 337/2026/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên ký sau cùng hoàn tất việc ký số, dấu thời gian được gắn vào chữ ký số của các bên và nhà cung cấp eContract hoàn thành việc chứng thực thông điệp dữ liệu.

Trường hợp các bên có thỏa thuận khác về thời điểm có hiệu lực thì thực hiện theo thỏa thuận đó.

Quy định này giúp xác định rõ thời điểm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên, hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Từ 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử được cấp mã ID duy nhất

Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất là mỗi hợp đồng điện tử sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất theo quy định tại Thông tư 08/2026/TT-BNV.

Mã ID được cấp một lần và không thay đổi trong suốt vòng đời của hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Các phụ lục hợp đồng và thông báo liên quan cũng được gắn cùng mã ID này để bảo đảm tính thống nhất và khả năng tra cứu.

Việc cấp mã ID không làm thay đổi thời điểm giao kết hay hiệu lực của hợp đồng mà chỉ phục vụ quản lý dữ liệu điện tử trên phạm vi toàn quốc.

Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không?

Hiện nay, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử.

Tuy nhiên, Nghị định 337/2026/NĐ-CP khuyến khích doanh nghiệp áp dụng hình thức này nhằm giảm chi phí in ấn, lưu trữ, rút ngắn thời gian ký kết và thuận tiện khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến lao động, bảo hiểm xã hội.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, hợp đồng lao động điện tử được đánh giá sẽ dần trở thành phương thức giao kết phổ biến trong thời gian tới.

Ký hợp đồng ở đâu?

Từ ngày 01/7/2026, Việt Nam chính thức vận hành Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý. Đây là hệ thống tiếp nhận, lưu trữ và quản lý dữ liệu trên phạm vi toàn quốc.

Ngoài nền tảng của Bộ Nội vụ, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp eContract như Viettel, VNPT, FPT, BKAV, MISA, EFY…

Sau khi hợp đồng được ký và xác thực, dữ liệu sẽ được gửi về Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử để cấp mã ID và lưu trữ theo quy định.

Hợp đồng được lưu trữ bao lâu?

Theo khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.

Trường hợp người lao động ký nhiều hợp đồng liên tiếp với cùng một doanh nghiệp thì thời hạn lưu trữ được tính từ ngày hợp đồng cuối cùng chấm dứt.

Quy định này giúp bảo đảm việc tra cứu thông tin khi phát sinh tranh chấp hoặc thực hiện các thủ tục hành chính sau này.

Một số lưu ý khi sử dụng hợp đồng

Bên cạnh các quy định mới, doanh nghiệp và người lao động cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Hợp đồng lao động điện tử hợp pháp có thể sử dụng để thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội và các thủ tục hành chính khác.
• Không bắt buộc phải in hợp đồng ra giấy để lưu trữ.
• Có thể chuyển đổi hợp đồng bằng giấy sang hợp đồng điện tử nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
• Người lao động ở nước ngoài vẫn có thể ký hợp đồng điện tử thông qua phương thức xác thực phù hợp.
• Khi phát sinh tranh chấp, hợp đồng điện tử và thông điệp dữ liệu hợp pháp có giá trị làm chứng cứ trước cơ quan có thẩm quyền.

Kết luận

Việc ban hành Nghị định 337/2026/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV đã tạo hành lang pháp lý đầy đủ cho hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam. Dù chưa bắt buộc áp dụng, đây được xem là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số.

Doanh nghiệp và người lao động nên chủ động tìm hiểu các quy định mới để triển khai hợp đồng đúng quy định, bảo đảm quyền lợi của các bên và tận dụng tối đa những lợi ích mà hình thức giao kết này mang lại.

Nếu quý vị và các bạn còn băn khoăn hoặc có tình huống cụ thể liên quan đến pháp luật, có thể liên hệ với Luật sư 360 theo thông tin được đăng tải trên website và các kênh mạng xã hội chính thức của Luật sư 360. Đội ngũ Luật sư 360 sẽ hỗ trợ, tư vấn chi tiết để giúp bạn hiểu rõ quyền và lợi ích hợp pháp của mình theo quy định hiện hành.

Trân trọng kính chào!