Mua hàng không có hoá đơn và chi phí được trừ khi tính thuế

Mua hàng không có hóa đơn và quy định của pháp luật về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều doanh nghiệp thường gặp tình huống mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ gia đình không thuộc diện phải xuất hóa đơn. Vậy pháp luật quy định như thế nào để doanh nghiệp vẫn được tính chi phí hợp lý khi không có hóa đơn? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết qua các câu hỏi thường gặp.

Hóa đơn là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập nhằm ghi nhận thông tin về hoạt động mua bán. Hóa đơn là căn cứ quan trọng để xác nhận giao dịch, phục vụ hạch toán kế toán, kê khai thuế và quản lý doanh thu. Hiện nay, hóa đơn có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, đều có giá trị pháp lý nếu lập đúng quy định.

Doanh nghiệp có được trừ chi phí khi mua hàng không có hoá đơn không?

Có. Theo điểm b Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn được tính chi phí hợp lý khi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Các trường hợp phổ biến gồm:

Mua nông sản, thủy sản từ người sản xuất trực tiếp.

Mua sản phẩm thủ công từ nguyên liệu tự nhiên.

Mua phế liệu từ người thu gom.

Mua tài sản, đồ dùng từ hộ gia đình, cá nhân.

Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.

Mua hàng không có hóa đơn thì cần giấy tờ gì thay thế?

Doanh nghiệp phải chuẩn bị “bộ hồ sơ chứng từ thay thế” gồm:

Bảng kê thu mua có chữ ký của người đại diện pháp luật.

Chứng từ thanh toán, bắt buộc không dùng tiền mặt nếu giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên.

Hồ sơ chứng minh giao dịch: hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển…

Chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Có. Theo điểm i7 khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời, hết hạn sử dụng hoặc không đủ điều kiện lưu thông được tính vào chi phí hợp lý. Ngoài giá trị hàng hóa, doanh nghiệp còn được trừ chi phí vận chuyển, thuê đơn vị xử lý, nhân công và các khoản chi liên quan trực tiếp đến việc tiêu hủy.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi mua hàng không có hoá đơn để hạn chế rủi ro pháp lý về chi phí được trừ?

Để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần:

Chứng minh bản chất kinh tế của giao dịch, không chỉ dựa vào hóa đơn.

Kiểm soát điều kiện thanh toán, đặc biệt với giao dịch giá trị lớn.

Đảm bảo tính nhất quán giữa kế toán – thuế – thực tế hoạt động.

Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ từ phê duyệt, ký hợp đồng, thanh toán đến lưu trữ hồ sơ.

Kết luận

Quy định cho phép mua hàng không có hóa đơn vẫn được trừ chi phí khi tính thuế TNDN đã tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được chấp nhận, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ chứng minh giao dịch thực tế và tuân thủ quy định về thanh toán. Việc thực hiện đúng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, nâng cao tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi hợp pháp về chi phí.

Nếu có gì cần được Luật sư tư vấn Quý vị và các bạn có thể để lại bình luận tại trang web này hoặc trên các trang mạng xã hội của Luật sư 360 để được Luật sư giải đáp, hướng dẫn.