Công Chứng Điện Tử Theo Luật Công Chứng 2024 Là Gì?

Công chứng điện tử là gì? Từ ngày 01/7/2025, Luật Công chứng năm 2024 chính thức có hiệu lực thi hành. Một trong những điểm mới nổi bật và được quan tâm nhất là quy định về công chứng điện tử – bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa hoạt động công chứng, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số quốc gia.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ điều kiện để công chứng viên được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử, cũng như các quy định về nguyên tắc, phạm vi áp dụng, quy trình thực hiện và giá trị pháp lý của công chứng điện tử theo Luật Công chứng năm 2024.

Điều Kiện Cung Cấp Dịch Vụ Công Chứng Điện Tử Là Gì

Theo Điều 63 Luật Công chứng năm 2024, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chỉ được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Điều Kiện Đối Với Công Chứng Viên Khi Thực Hiện Công Chứng Điện Tử

Công chứng viên phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;
• Có chữ ký số hợp pháp;
• Sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều Kiện Đối Với Tổ Chức Hành Nghề Công Chứng Điện Tử

Tổ chức hành nghề công chứng phải:

• Có tài khoản công chứng điện tử;
• Có chữ ký số theo quy định;
• Sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian;
• Có đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hoạt động công chứng điện tử.

Như vậy, để triển khai công chứng điện tử, cả công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đều phải đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, bảo mật và xác thực điện tử theo quy định của pháp luật.

Nguyên Tắc Và Phạm Vi Công Chứng Điện Tử

Theo Điều 62 Luật Công chứng năm 2024, công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử nhằm tạo lập văn bản công chứng điện tử.

Nguyên Tắc Thực Hiện Công Chứng Điện Tử

Hoạt động công chứng điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng được quy định tại Điều 5 Luật Công chứng năm 2024 và các nguyên tắc riêng sau đây:

• Bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật thông tin;
• Bảo vệ thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;
• Đảm bảo thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết;
• Chỉ được thực hiện khi công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Điều 63 của Luật.

Phạm Vi Áp Dụng Công Chứng Điện Tử

Chính phủ sẽ căn cứ vào điều kiện kinh tế – xã hội, nhu cầu thực tế và khả năng triển khai để quy định cụ thể phạm vi các giao dịch được phép công chứng điện tử trong từng giai đoạn.

Văn Bản Công Chứng Điện Tử Và Giá Trị Pháp Lý

Theo Điều 64 Luật Công chứng năm 2024, văn bản công chứng điện tử được xác định là chứng thư điện tử được tạo lập đúng theo quy định của pháp luật.

Giá Trị Pháp Lý Của Văn Bản Công Chứng Điện Tử

Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực pháp lý kể từ thời điểm:

• Được ký bằng chữ ký số của công chứng viên;
• Được ký bằng chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.

Theo quy định của Luật Công chứng năm 2024, văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản công chứng giấy.

Chuyển Đổi Văn Bản Công Chứng Điện Tử

Việc chuyển đổi giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Văn bản được chuyển đổi chỉ có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản chỉ được tồn tại dưới một hình thức nhất định.

Quy Trình Và Hồ Sơ Công Chứng Điện Tử

Theo Điều 65 Luật Công chứng năm 2024, công chứng điện tử được thực hiện theo hai hình thức.

Công Chứng Điện Tử Trực Tiếp

Công chứng điện tử trực tiếp là trường hợp người yêu cầu công chứng trực tiếp giao kết giao dịch trước sự chứng kiến của công chứng viên.

Sau đó, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng xác nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo lập văn bản công chứng điện tử.

Công Chứng Điện Tử Trực Tuyến

Công chứng điện tử trực tuyến là trường hợp các bên tham gia giao dịch không có mặt tại cùng một địa điểm mà thực hiện giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến.

Trong trường hợp này, công chứng viên vẫn trực tiếp chứng kiến toàn bộ quá trình giao kết thông qua nền tảng trực tuyến và thực hiện xác nhận bằng chữ ký số theo quy định.

Công Chứng Điện Tử Được Áp Dụng Cho Những Giao Dịch Nào?

Theo Điều 62 Luật Công chứng năm 2024 và Điều 48 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP của Chính phủ, công chứng điện tử được áp dụng theo hai hình thức sau:

Công Chứng Điện Tử Trực Tiếp

Được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật.

Công Chứng Điện Tử Trực Tuyến

Được áp dụng đối với các giao dịch dân sự, ngoại trừ:

• Di chúc;
• Các hành vi pháp lý đơn phương khác như hứa thưởng, thi có giải và các trường hợp tương tự theo quy định của pháp luật.

Như vậy, phần lớn các giao dịch dân sự hiện nay đều có thể thực hiện bằng hình thức công chứng điện tử, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp.

Quy Trình Công Chứng Điện Tử Trực Tuyến Là Gì

Theo Điều 53 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, quy trình công chứng điện tử trực tuyến gồm 09 bước cơ bản:

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Công Chứng Điện Tử

Người yêu cầu công chứng và công chứng viên chuẩn bị hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Khởi Tạo Giao Dịch Công Chứng Điện Tử

Công chứng viên khởi tạo giao dịch trên nền tảng trực tuyến và thiết lập kết nối truyền hình trực tiếp giữa các bên.

Bước 3: Tải Lên Văn Bản Giao Dịch

Văn bản giao dịch được tải lên hệ thống dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Bước 4: Kiểm Tra Nội Dung Văn Bản

Người yêu cầu công chứng đọc lại hoặc nghe công chứng viên đọc toàn bộ nội dung văn bản giao dịch.

Bước 5: Xuất Trình Giấy Tờ Để Xác Thực

Người yêu cầu công chứng xuất trình các giấy tờ cần thiết để công chứng viên kiểm tra và đối chiếu.

Bước 6: Xác Minh Nhân Thân Và Ký Số

Công chứng viên thực hiện việc nhận diện, xác minh nhân thân và chứng kiến việc ký số của các bên tham gia giao dịch.

Bước 7: Công Chứng Viên Ký Xác Nhận

Các công chứng viên tại các điểm cầu thực hiện ký xác nhận bằng chữ ký số.

Bước 8: Ký Số, Gắn Dấu Thời Gian Và Gửi Kết Quả

Tổ chức hành nghề công chứng:

• Ghi số văn bản;
• Ký số;
• Gắn dấu thời gian;
• Thu phí công chứng;
• Gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu thông qua email hoặc hệ thống lưu trữ trực tuyến.

Bước 9: Lưu Trữ Hồ Sơ Công Chứng Điện Tử

Hồ sơ công chứng được lập, lưu trữ và chia sẻ quyền truy cập cho các bên liên quan theo quy định.

Ý Nghĩa Của Công Chứng Điện Tử Trong Giai Đoạn Chuyển Đổi Số Là Gì

Sự ra đời của công chứng điện tử không chỉ là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của ngành công chứng mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân và doanh nghiệp.

Công chứng điện tử giúp:

• Tiết kiệm thời gian thực hiện thủ tục;
• Giảm chi phí đi lại và giao dịch;
• Tăng tính minh bạch;
• Nâng cao khả năng lưu trữ và tra cứu dữ liệu;
• Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin;
• Tạo điều kiện thực hiện giao dịch ở mọi lúc, mọi nơi.

Có thể thấy rằng Luật Công chứng năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành đã mở ra một giai đoạn mới cho hoạt động công chứng tại Việt Nam theo hướng hiện đại, minh bạch và số hóa toàn diện.

Từ ngày 01/7/2025, khi công chứng điện tử chính thức được triển khai, người dân và doanh nghiệp sẽ có thêm một phương thức thực hiện giao dịch thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Nếu bạn còn băn khoăn về quy trình, điều kiện hoặc hồ sơ công chứng điện tử, hãy để lại câu hỏi dưới phần bình luận hoặc liên hệ trực tiếp với Luật sư 360 theo thông tin đã được cung cấp tại website này hoặc trên các trang mạng xã hội của Luật sư 360 để được các luật sư của Luật sư 360 tư vấn cụ thể và chính xác nhất.

Trân trọng kính chào!